美国斯丹德公司是一家专为汽车提供原始设备的制造商,服务客户包括大众、丰田、伟世通、福特、通用等世界级汽车生产商。


通过RPA实现发票信息提取的自动化,Stant将工作效率提升了700%,消除了发票积压的安全隐患并大幅节省了人力成本。


在使用RPA之前,Stant需要从多个系统中人工提取发票信息,由于公司的业务量实在是过于庞大,因此经常会积压大量的发票,几周甚至几个月都无法处理完成。针对这一情况,Stant尝试雇佣临时工来处理这些发票,但是仍然无法赶上发票的增长速度。为了解决这一难题,Stant关注到了RPA机器人,并将它成功应用到了发票的自动化处理业务中。


在发票提取方面,整个自动化流程具体分为如下步骤。

(1)RPA自动查看合作商的电子邮件,扫描并定位带有发票关键字的邮件。

(2)自动下载邮件中的PDF附件,重命名后按照供应商编号、发票编号存储在指定的位置。

(3)通过OCR阅读器,将其转换为Excel结构化数据,同时根据设定规则对数据进行识别和准确性校验。例如,价格字段肯定是数字,若是其他类型,就判定该信息识别错误。

(4)对于识别错误的发票,RPA会将错误信息发给人工,由人工干预和处理。


在发票匹配方面,Stant为向其发送发票最多的50家供应商部署了3个RPA软件机器人。

机器人1用于发票匹配,机器人2用于发票的再次匹配(如果机器人1在第一次尝试时找不到匹配的发票,那么将触发机器人2),机器人3用于人工触发并接收发票。在这个流程中,自动化过程具体如下。

(1)RPA会登录2个ERP系统,并自动检查发票的匹配情况,确认工作人员是否完成了匹配操作。

(2)对于未匹配的发票,RPA根据供应商、托运人编号以及条码信息等关键字段来找到与之相匹配的用户记录。

(3)若发现信息匹配,流程结束。若发现信息不匹配,RPA将会详细比较供应商提供的Excel表格与转录数据之间的每个字段,包括数量、价格、部件编码等信息。


如图9-16所示的是RPA匹配的结果图。

为了解决如图9-16所示的这些匹配错误,Stant的第二个RPA机器人“再次匹配机器人”将发挥重要作用。它会根据时间、录入信息、字段等信息再次进行匹配与尝试。如果在限定的时间内,“再次匹配机器人”仍然无法完成匹配,那么将由人工来处理这些信息。机器人每次启动流程以及每次完成工作流程时都会发送电子邮件通知管理人员,员工只需要查看所有任务日志即可了解工作的进程。


除了发票提取和匹配,Stant还将RPA应用于客户服务,RPA机器人每晚都会从系统中提取应收账款发票,然后通过电子邮件发送给客户。如果客户希望获得纸质格式的发票,那么RPA可以将信息发送给打印机并进行打印,再由员工邮寄给客户。


通过RPA机器人的应用,Stant的发票积压时间从以前的几周甚至几个月的时间缩短到了4天以内,显著提升了发票处理的工作效率。

同时,Stant无须雇佣临时工来处理积压的发票,每年将节省几十万美元的人力成本。

此外,Stant的很多合作伙伴也被RPA的魅力所折服,已经开始逐步使用RPA机器人来处理各式各样的工作流程,如搜集数据、提取报告、处理数据分析报告等。

最重要的是,RPA是基于预先设定的规则来执行的,其安全性和零错误率也是让企业满意的地方,成为企业最可靠的数字员工。